“Aus der Region in die Region” ist der Leitsatz des Vorzeigebetriebes der Branche Pellets-, Hackschnitzel- und Rindenmulch-Verarbeitung und Zulieferung aus Oberösterreich. Der Bedarf an Pellets für Heizanlagen ist in den letzten Jahren rasant angestiegen. Um dieser Herausforderung gewachsen zu sein wurde bei Sturmberger 2014 Emasos IQ implementiert.
Die Erfolgsgeschichte der Sturmberger GmbH begann vor über 20 Jahren mit nur einem kleinen Traktor. Heute hat das Unternehmen je nach Saison mehr als 40 Arbeitskräfte, eine riesige LKW-Flotte, mehrere Lagerplätze und eine eigene Pelletsproduktion. Holzpellets-Heizungen sind kosteneffizient und umweltfreundlich und werden in fast 20 Prozent der österreichischen Haushalte eingesetzt. Seit 2014 unterstützt die Business Software Emasos IQ das Unternehmen bei der Belieferung von über 9.000 Haushalten mit Holzpellets.
Claudia Danner, Verkaufsleiterin bei Sturmberger im Bereich Pellets und Verantwortliche für das Projektmanagement mit Emasos, erklärte im Gespräch, wie sich die Implementierung von Emasos IQ positiv auf die Unternehmensbereiche ausgewirkt hat.
Die maßgeschneiderte Lösung für spezielle Anforderungen
Emasos IQ kommt bei der Sturmberger GmbH im Verkauf, der Organisation und der Lieferung der Pellets zum Einsatz. Das Projektteam von Sturmberger und Emasos erarbeitete eine spezielle Branchenlösung mit allen benötigten Features, um die Produktivität bei maximaler Qualitätssicherung zu steigern.
“Mir hat dieses absolut flexible, anpassungsfähige Baukastensystem extrem gut gefallen!” Claudia Danner
Vor der Implementierung von Emasos IQ arbeitete das Unternehmen mit einem simplen Fakturierungssystem. Laut Claudia Danner war das alte System weder für die Planung geeignet, noch war es der steigenden Flut an Aufträgen gewachsen. “Damals haben wir die ganze Organisation händisch gemacht, an einem riesen Kalender”, beschreibt die Verkaufsleiterin die Ausgangslage.
Vor allem die Agilität und die maximale Anpassungsfähigkeit von Emasos IQ waren ein Entscheidungskriterium. Entsprechend firmeninterner Recherche sind die meisten sich am Markt befindlichen Lösungen, selbst branchenspezifische, starr und unflexibel. “Wir wollten uns nicht auf eine Softwarelösung einlassen, bei welcher wir uns dem System anpassen müssen und jedes dritte Feld für uns keinen Nutzen hat”, erklärt Danner im Interview: “Wir wollten ein System, in welchem wir die für uns relevanten Funktionen im Blick haben. Die meisten Systeme sind nicht so.” Mittlerweile arbeitet die Sturmberger GmbH seit 2014 erfolgreich mit Emasos IQ.
Auftragsverarbeitung als zentrale Herausforderung
Die größte Herausforderung für Sturmberger war die Verarbeitung der Aufträge. Im Aktionszeitraum treffen Aufträge ein, welche zwei Drittel des Jahresumsatzes ausmachen. Diese müssen erfasst und sofort abgearbeitet werden. “Das war die größte Herausforderung – ein System zu bekommen, welches erstens diese erfasst, den Disponenten schnell finden lässt und in welchem alles vorausberechnet wird”, so die Verkaufsleiterin: “Wie lange braucht der Lieferant vor Ort, ist es für uns machbar, wie ist die Entfernung, usw.”
Wichtig war, dass auch außerhalb dieser Stoßzeiten ein kleines Team die gesamten Abläufe steuern kann.
Das Herzstück der Lösung – der Tourenplaner
Der Tourenplaner in Emasos IQ ist das Herzstück der Branchenlösung. Mit diesem koordiniert Frau Danner, in ihrer Aufgabe als Disponentin bzw. ihre Vertretung im Bereich Pellets, sämtliche Anfragen, Aufträge, Tagestouren und Termine. “Der allergrößte Vorteil der Software ist der verringerte interne Büroaufwand. Wir haben früher mit Bleistift und Marker am Kalender gearbeitet”, so Danner.
Der übersichtliche in die Software integrierte Kalender, mit farblich gestalteten Kacheln, lässt sich frei anpassen. Markierungen helfen dabei die Übersicht zu behalten. So lassen sich bereits fixierte Termine kennzeichnen, volle Touren markieren oder anstehende Aufgaben eintragen. Im Dashboard haben die Verkaufsmitarbeiter alle benötigten Informationen für die Planung und Arbeitseinteilung. So sehen sie beispielsweise alle verfügbaren Fahrer und LKWs, Aufgaben und Termine.
Bei Sturmberger gehen die Aufträge telefonisch, per E-Mail oder über das Onlineformular auf der Website ein. Online-Bestellungen werden von der Software sofort eingelesen. ”Es wird sofort festgestellt, ob dies bereits einer unserer bestehenden Kunden ist, bzw. ob die Adresse schon im System hinterlegt ist. So kann dann relativ schnell ein Angebot und ein Auftrag erstellt werden”, erklärt die Verkaufsleiterin.
Maximale Produktivität mit der Emasos IQ iOS App
Die Sturmberger LKW-Fahrer sind mit der leistungsstarken Emasos iOS App ausgestattet, alle relevanten Informationen bekommen sie in Echtzeit aufs iPad. Die Features der App sind der mobile, personalisierte Tourenplaner, die Zeiterfassung und der Organizer mit allen offenen Aufgaben. Die App bringt nicht nur umfassende Mobilität mit sich, sondern auch fehlerfreie Lieferungen, eine höhere Kundenzufriedenheit und mehr Produktivität.
“Mit der iOS App sind die Fahrer immer up to date. Jeder bekommt alle Informationen aufs iPad und wir arbeiten gänzlich ohne Papier.”
Auf die Frage ob die Produktivität der LKW-Fahrer mit Emasos IQ signifikant gestiegen ist, antwortete Claudia Danner: “Das glaube ich zu hundert Prozent. Nicht nur die Produktivität der LKW-Fahrer, sonder die Produktivität insgesamt.” Vor der Implementierung mussten sie auf andere, komplizierte Art und Weise kommunizieren. Tagespläne wurden in Excel abgetippt und ausgedruckt, Kundenkarten rausgesucht und an einem bestimmten Treffpunkt den Fahrern übergeben. Mit Emasos IQ wurde die gesamte Kommunikation digitalisiert – Daten sind in Echtzeit orts- und zeitunabhängig abrufbar.
“Mit der iOS App sind die Fahrer immer up to date. Jeder bekommt alle Informationen aufs iPad und wir arbeiten gänzlich ohne Papier”, erklärt die Projektleiterin: “Kundenkarten heraussuchen, bei über 8.000 Kunden, war eine enorme Arbeit. Heute ist das alles nicht mehr nötig.” Auch Fehler werden vermieden – keine falsch eingetippten Telefonnummern oder Adressen beispielsweise.
So funktioniert die Tourenplanung in Emasos IQ
Jeder Fahrer bekommt seine Tagestouren ans iPad gesendet und hat in Echtzeit alle benötigten Informationen auf einen Blick. Von der für die Tour benötigten Menge an Pellets, die Ladestellen, über die Terminübersicht, bis hin zu allen Kundeninformationen. In den Kundeninformationen lassen sich sämtliche benötigte Daten hinterlegen. “Mögliche Anfahrtsprobleme, Schlauchlängen für die Befüllung oder aktuelle Telefonnummern”, so die Verkaufsleiterin: “Wenn ein Kunde beispielsweise fünf Minuten vorher anruft und weitere Informationen hinterlässt, dann tippt man diese ins System ein und der Fahrer weiß sofort Bescheid.” So haben die Fahrer vorab Kenntnis über alle Details der Lieferung.
Standortübergreifender Informationsaustausch
“Wir sind auch mit den unterschiedlichen Lager und der Produktion verbunden. Die bekommen alle für sie relevanten Informationen “, erklärt Claudia Danner: “Um welche Uhrzeit kommt welcher LKW mit welchem Fahrer an und welche Menge an Lagergut wird benötigt.”
Ein weiteres Feature sind die Tagesberichte. Die LKW-Fahrer tragen nach jedem abgeschlossenen Auftrag alle Informationen in die App ein – genaue Dauer des Liefertermins, die exakt gelieferte Menge, spezielle Vorkommnisse während des Termins, usw. Alle LKWs der Sturmberger GmbH verfügen über ein staatlich geeichtes On-Board-Wiegesystem, mit welchem die ausgelieferte Ware auf den Kilo genau bestimmt werden kann. Nach Abschluss des Termins werden die Daten in Echtzeit an das System übertragen und die Mitarbeiter im Büro haben den gesamten Tagesablauf stets im Blick.
“Wenn ein Kunde auch nur fünf Minuten später anruft und irgendetwas beanstandet, dann kann ich im Grunde sofort auf die Daten zugreifen und habe alle Informationen”, erklärt Claudia Danner: “Durch die täglichen Tagesberichte weiß ich auch genau wann ein Fahrer seinen Arbeitstag begonnen hat, wie lange er bei jedem Termin gebraucht hat oder zum Beispiel wo und wie viel er getankt hat.” All diese Features erleichtern dem Verkaufsteam zufolge die gesamte Büroarbeit signifikant.
Effiziente, interne Kommunikation für uneingeschränkte Zusammenarbeit
Ein weiterer Benefit von Emasos IQ ist, dass mehrere Leute, auch wenn sie nicht permanent im Büro sind, uneingeschränkt zusammenarbeiten können: “Das ist das große Plus von Emasos IQ. Wenn jemand da ist, welcher einen Auftrag nicht angenommen hat, ist er über das System trotzdem über alles informiert. Die Person weiß sofort um was es geht, wer hat den Auftrag zuletzt bearbeitet und was waren die letzten Schritte. Das betrifft nicht nur die Aufträge, sonder auch die Angebote und Reklamationen.”
Im Dashboard von Emasos IQ haben die Mitarbeiter von Sturmberger die gesamten Unternehmensprozesse im Blick. Von den Basisdaten, über unternehmensspezifische Funktionen, dem Organizer, dem Vertrieb, dem Ein- und Verkauf, bis hin zur Warenwirtschaft – sämtliche Funktionsgruppen werden übersichtlich dargestellt.
Kompetentes Reklamationsmanagement für mehr Kundenzufriedenheit
Auch für die Reklamationen bietet Emasos IQ ein spezielles Feature. In der Maske lassen sich sämtliche Informationen hinterlegen. Mitarbeiter können den Reklamations-Typ eingeben, die Schadenshöhe, wer es verschuldet hat, den Lösungsansatz und ob dieser vom Kunden akzeptiert wurde. “Die Reklamationen nutzen wir vor allem für statistische Zwecke”, erklärt die Verkaufsleiterin: “Was waren die Probleme in diesem Jahr, was waren die Gründe für den Großteil der Reklamationen und was können wir im nächsten Jahr besser machen.”
Dynamisches Team, volle Anpassungsfähigkeit, absolute Wettbewerbsvorteile
“Mir hat dieses absolut flexible, anpassungsfähige Baukastensystem extrem gut gefallen”, schwärmt die Verkaufsleiterin. Felder, welche sie nicht brauche, könne sie ausblenden, das Dashboard individuell anpassen: “Das habe ich vorher noch bei keiner Business Software gesehen.”
Genau diese Anpassungsfähigkeit war der Hauptgrund für die Entscheidung. Aber auch die Zusammenarbeit mit dem jungen, innovativen Team von Emasos. “Ich hab den Vortrag der beiden Herren Matzner und Bär gehört, hab das System gesehen und habe gewusst: Das wird es!”, erzählt die Projektleiterin: “Denn wer ist heute schon anpassungsfähig?”
Auf die abschließende Frage nach strategischen Wettbewerbsvorteilen antwortete die Projektleiterin: “Absolut! Wir werden unseren Kundenstamm sicher behalten, da wir durch dieses System der perfekte Partner für unsere Kunden sind.”
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