Das familiengeführte und traditionsbewusste Unternehmen König Sonnenschutz GmbH setzt auf Wachstum durch kontinuierliche Verbesserung. 1974 von Eduard König mit seiner Frau gegründet, hat sich das Unternehmen von einem Einzelbetrieb zu einem mittelständischen Leistungsbetrieb mit zwei Standorten entwickelt. Seit 2014 arbeitet König Sonnenschutz mit der Business Software Emasos IQ.
Die König Sonnenschutz GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich Sonnen-, Wind- und Regenschutz. Durch die Implementierung von Emasos IQ konnte das Handwerksunternehmen die Digitalisierung umsetzen.
Aus dem Gespräch mit Kathrin Honeder, Projektleiterin bei König Sonnenschutz, kristallisierten sich die wesentlichen Faktoren für die Wahl von Emasos IQ heraus: Digitalisierung, Mobilität und optimale Tages- und Ressourcenplanung.
Voll integrierte Prozesse
Mit Emasos IQ hat König Sonnenschutz eine All-in-One Lösung, welche alle betriebswirtschaftlichen Prozesse abbildet. Sämtliche Module wie Kundenmanagement, Enterprise Resource Planning, Dokumentenmanagement und Reports sind integriert.
Ein wesentlicher Punkt bei der Wahl von Emasos IQ spielte das Kundenmanagement. “Die bestehende Software erfüllte bestimmte Funktionen nicht mehr”. Dies war laut Honeder auch der Grund für den Umstieg. Mit Emasos IQ kann König Sonnenschutz sämtliche Kundendaten unabhängig von Zeit und Ort abrufbar machen. “Mit Emasos IQ haben wir die komplette Kundenkartei.” Das leistungsfähige CRM stellt alle Daten berechtigten Usern zur Verfügung.
Ressourcenplanung als Hauptfaktor
Ein weiterer wesentlicher Faktor bei der Wahl von Emasos IQ war die Termin- und Ressourcenplanung. “Der Terminkalender ist für uns sehr wichtig. Falls wir einen Termin einschieben müssen, wissen wir wo und welche Kollegen gerade im Außendienst sind”, sagt Honeder im Gespräch mit Emasos.
Mit der leistungsstarken Tages- und Ressourcenplanung von Emasos IQ haben alle Mitarbeiter von König Sonnenschutz die Termine und Aufgaben, je nach Berechtigung, stets im Blick. Und das orts- und zeitunabhängig. Egal ob ein Mitarbeiter im Büro ist, von Zuhause aus arbeitet oder unterwegs ist, berechtigte User wissen über alle Vorkommnisse im Unternehmen bescheid. Überfällige Aufgaben werden durch das System erkannt und scheinen im Kalender auf.
Mobilität definiert den Kundenservice neu
Mit Emasos IQ sind alle Mitarbeiter stets informiert. Egal ob am PC, Tablet oder Smartphone. Alle relevanten Informationen werden in der Software abgebildet. Im Kontakt-Journal werden alle Interaktionen mit dem Kunden festgehalten. Dokumente, Rechnungen, Angebote, Ansprechpartner – alle Daten lassen sich in Emasos IQ hinterlegen. “Dem Kunden können wir sofort die Informationen geben, welche er braucht und ihn schnell an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten.”
Vor allem im Zuge der Digitalisierung ist die Customer Experience wichtig. Der Kunde erwartet schnelle, umfangreiche Informationen.
Mit Emasos IQ arbeitet König Sonnenschutz mit zwei Standorten, uneingeschränkt zusammen. Die Kommunikation zwischen beiden Filialen funktioniert laut Honeder einwandfrei.
Die Prozesse laufen mit der Software ohne Medienbrüche weiter, es ist keine weitere unternehmensinterne Kommunikation notwendig. Aufträge, auch wenn sie für den anderen Standort sind, können angenommen werden und sind in Echtzeit einsehbar. “Die Verantwortlichen in der anderen Filiale sehen in Emasos IQ sofort die Anfragen und wissen, dass sie sie bearbeiten müssen”, so die Projektleiterin.
Auch bei Reparaturanfragen kann mit der Business Software die Kundenzufriedenheit verbessert werden. “Die App kalkuliert effektiv Anfahrtszeiten und Materialaufwand. Automatisch wird ein Angebot generiert. Beim Kunden machen die Mitarbeiter via Tablet Fotos von Aufträgen und Reparaturen und markieren, bzw. kennzeichnen Informationen”, so die Projektleiterin.
Die anpassbare iOS App für Handwerker – leistungsstarke Angebotskalkulation direkt am Apple iPad vor Ort
Leistungsstarke Kalkulation mit der iOS App am iPadFür das Handwerk bietet Emasos IQ eine leistungsstarke, intuitive Lösung. Eine spezielle iOS App für Montagebetriebe bietet viele Features, welche vor allem die Produktivität im Außendienst steigern. Ein besonderes Feature ist die Leistungsstarke Kalkulation vor Ort.
Außendienstmitarbeiter von König Sonnenschutz haben beim Kundentermin die Möglichkeit alle Daten wie Größen, Material, Farbe, mögliche Motorisierung und vieles mehr in das System einzutragen. “Der Vorteil ist, dass wir in Echtzeit alle Informationen haben die wir brauchen”, sagt Honeder. Musste vor Emasos IQ noch mit Papier und Stift gearbeitet werden, geschieht jetzt alles mobil über ein Tablet.
Die leistungsstarke Kalkulation von Emasos IQ bezieht auch Geodaten mit ein um Anfahrtszeiten zu berücksichtigen. Eine weitere Funktion der App ist die Rabatt-Prüfung. Ist für einen Kunden ein Rabatt vorgesehen und im System hinterlegt, weiß auch der Verkaufsmitarbeiter sofort bescheid.
Dem Kunden kann so ein sofortiges Angebot gemacht werden, welches direkt am Tablet unterschrieben wird. “Wenn der Kollege im Außendienst einen Auftrag verarbeitet, haben wir sofort alle Daten im Büro”, sagt Honeder: “beispielsweise haben wir sofort die Bestellungen und die Anzahlungsrechnung vor Ort.”
Emasos IQ entlastet so auch die Mitarbeiter im Büro nachhaltig. “Man muss keine Rechnungen mehr schreiben, keine Bestellformulare ausfüllen, das ist schon eine enorme Entlastung”, sagt Honeder.
Effizienz in allen Unternehmensbereichen
Nicht nur bei der Ressourcenplanung, dem Außendienst und dem Kundenservice konnte die Effizienz gesteigert werden. Ein weiterer wichtiger Prozess ist die Beschaffung. “Es laufen die ganzen Bestellungen über das System”, sagt Honeder.
König Sonnenschutz arbeitet nach der Build-to-Order-Prinzip. Das heißt, dass die Produkte erst nach Bestellung gefertigt, bzw. bestellt werden. Emasos IQ unterstützt das Unternehmen dabei vom Auftrag, über die die Bestellung, Lieferung, Montage, bis hin zum Rechnungsversand.
“Wenn beispielsweise ein Kunde anruft und sich nach seiner Ware erkundigt, können wir im System nachschauen und ihm sofort den voraussichtlichen Liefertermin nennen”, sagt die Projektleiterin über die Effizienz im Einkauf: “Ich weiß ob die Ware schon da ist, ohne einen anderen Kollegen anzurufen. Das ist alles sehr praktisch.”
König Sonnenschutz arbeitet so standortübergreifend zusammen. Mit der mobilen Außendienst-App werden auch alle Daten vom Außendienst in Echtzeit übermittelt: “Durch die Lösung haben wir alle für die Bestellung relevanten Informationen, welche den Einkauf und die Montage betreffen.”
Wettbewerbsvorteile durch Digitalisierung im Handwerk
Die Digitalisierung ist im Handwerk noch nicht überall angekommen. König Sonnenschutz hat sie umgesetzt. Vor allem die Unternehmenskommunikation kann so wesentlich beschleunigt werden. “Vom Verkauf ins Büro, das Verarbeiten der Aufträge, bis hin zur Buchhaltung – das geht natürlich alles viel schneller”, sagt Kathrin Honeder und merkt an, dass Emasos IQ auch einen uneingeschränkten Überblick über die Unternehmensprozesse bietet: “Nachdem alle Informationen vorhanden sind, kann ich auch alle Schritte besser nachvollziehen.”
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