„Aufgrund der Flexibilität von Emasos IQ konnten wir extrem viele Prozesse beschleunigen, verbessern und auch sicherer machen.“
Die Erfolgsgeschichte von ELMAG beginnt 1984, als Lorenz Einfinger zusammen mit seiner Frau das Unternehmen gründete. ELMAG hat sich vom Einzelunternehmen zu einem führenden Großhandelsunternehmen von Produkten in den Bereichen Druckluft-, Schweiß- und Steintrenntechnik, Metallbearbeitung und Stromerzeugung entwickelt. Wichtigster Faktor für diesen Erfolg ist Innovation, ausgezeichnete Qualität und Schnelligkeit. Seit 2011 unterstützt die Business Software Emasos IQ die Unternehmensprozesse und ist seitdem kontinuierlich mit gewachsen.
Maximilian Ott, IT-Leiter bei ELMAG, hat im Gespräch mit Emasos die wesentlichen Vorteile und Verbesserungen durch Emasos IQ und die Herausforderungen der Implementierung erläutert.
Nachdem das bisherige System nicht mehr weiterentwickelt wurde, hat sich ELMAG nach einer Alternative umgesehen. “Wir waren bei unseren Ideen und Anforderungen eingeschränkt”, sagt Maximilian Ott über den Umstieg: “Deshalb haben wir uns nach einer neuen Software umgesehen und uns dann relativ schnell für Emasos IQ entschieden.”
Ziel ist es, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Deshalb spielte laut Ott vor allem ein Faktor eine zentrale Rolle: “Flexibilität! Das war uns sehr wichtig! Wir haben sehr viele Anpassungen in unserem System. Das war auch bei unserem vorherigen Partner bereits so und hatte für uns oberste Priorität.”
Der modulare Aufbau von Emasos IQ und eine Drei-Schichten-Architektur ermöglichen größtmögliche Flexibilität. Vor allem für Unternehmen mit speziellen Anforderungen kann Emasos IQ einen wesentlichen Vorteil bieten. Die All-in-One Business Lösung lässt sich mit unzähligen Apps erweitern.
Mehr Mobilität mit der Cloud
“Ein weiterer wichtiger Punkt war die örtliche Ungebundenheit”, sagt Ott über die Voraussetzungen der ERP-Lösung: “Also eine Cloud-Lösung. Möglichst einfach gehalten.” Vor der Implementierung von Emasos IQ mussten die Außendienstmitarbeiter ins Büro kommen um sich die aktuellen Daten aufs System zu laden.
“Wenn in der Zwischenzeit Artikel verkauft worden sind, hatte sie der Mitarbeiter im Außendienst in seinem lokalen System noch auf Lager, obwohl sie nicht mehr lieferbar waren”, beschreibt der IT-Leiter die Ausgangssituation vor Emasos IQ: “Es gibt auch Mitarbeiter im Außendienst, die nur einmal im Monat oder noch seltener zu uns in den Betrieb kommen und das war dann schon ein großes Problem.”
Seit der Implementierung hat sich bei Elmag im Außendienst vieles geändert, vor allem durch die Cloud. “Egal ob jetzt ein Mitarbeiter von daheim aus arbeitet oder auf der Autobahnraststätte, es stehen überall Live-Daten mit allen Dokumenten zur Verfügung”, so Ott über die wesentlichen Vorteile der Cloud: “Es ist überall so, als würde man im Büro sitzen.” Für Ott sollte die Lösung vor allem unkompliziert sein: “Der Mitarbeiter stellt eine Internetverbindung her, startet Emasos IQ und arbeitet wie im Büro. Das ist eine Top Lösung.” Emasos IQ ist eine native Lösung und auf allen gängigen Betriebssystemen installierbar.
Prozessoptimierung in allen Bereichen
Die Effizienz der Prozesse konnte grundsätzlich verbessert werden. “Aufgrund der Flexibilität von Emasos IQ, da wären wir wieder beim ersten Punkt den ich nannte, konnten wir extrem viele Prozesse beschleunigen, verbessern und auch sicherer machen”, sagt Maximilian Ott: “Ob dies mit einer anderen Software in diesem Ausmaß möglich gewesen wäre, wage ich sehr stark zu bezweifeln. Weil geht nicht, gibt’s bei Emasos IQ eigentlich nicht.” Auf bestimmte Prozesse angesprochen, antwortete Maximilian Ott: “Oh, da könnte ich viele nennen.”
Automatisierter Rechnungsversand
Vor allem der automatisierte Rechnungsversand ist für Ott ein wesentlicher Faktor: “Das war ein gewaltiger Meilenstein für uns. Eine große Herausforderung waren die unterschiedlichen Belegempfangsmethoden verschiedener Großkunden.” Bestimmte Verbandskunden bekommen die Rechnungen über Edifact, jeweils in verschiedenen Mappings. “Das macht Emasos IQ jetzt nicht de facto selber, aber es entscheidet wie und welcher Kunde die Belege bekommt”, so Ott.
Die Anforderungen im Rechnungsversand waren laut Maximilian Ott enorm und kostete sehr viel Zeit. “Ein Kunde möchte die Rechnung per Mail, ein anderer per Post, wiederum andere erhalten die Rechnung durch den Verband, mit oder ohne Kopie”, sagt Ott über die Herausforderungen: “Jetzt läuft die ganze Verteilung über Emasos IQ.”
Digitalisierte Kommissionierung und Lagerverwaltung
Bei ELMAG werden alle Lieferscheine mit einem Barcode versehen. Am Ende des Tages werden diese gesammelt eingescannt. Emasos IQ speichert sie automatisch in den Dokumenten”, sagt der IT-Leiter: “Das heißt, wir haben hier auch eine automatisierte Bearbeitung, eine automatisierte Kommissionierung kann man sagen.”
Mit Emasos IQ konnte die Lagerverwaltung nachhaltig vereinfacht und verbessert werden. So lassen sich beispielsweise über die mobile App Artikel suchen, sie umlagern oder deren Standort festlegen. Der aktuelle Status einer Lieferung lässt sich einsehen und die gesamte Historie kann verfolgt werden.
Reparaturverwaltung – mobil, alles im Blick
Ein weiterer wichtiger Prozess, welcher sich mit Emasos IQ nachhaltig verbessert hat, ist laut Ott die Reparaturverwaltung. Über den mobilen Scanner werden die Produktcodes, die Arbeitszeiten und die verwendeten Materialien erfasst. Die Servicetechniker von ELMAG haben so alles auf einem Blick und im System sind alle Vorgänge in Echtzeit abrufbar. Die Produktivität der Mitarbeiter ist laut Maximilian definitiv gestiegen.
Schnittstellen für den Datenaustausch
Über verschiedene Schnittstellen kann Emasos IQ einfach Daten mit bestimmten Programmen austauschen, bzw. exportieren. Zum Beispiel für Excel oder die Firmenwebsite. “Alle Daten für die Website sind in Emasos IQ integriert. Das heißt Produktbilder, technische Daten, Werbetexte und alles Sonstige”, sagt Ott im Gespräch mit Emasos: “Diese Daten werden über eine Schnittstelle von Emasos IQ auf die Website übertragen. Das war auch ein sehr großes Projekt, mit hervorragender Umsetzung.”
“Wir sind ein Unternehmen welches sich laufend weiterentwickelt und das berührt halt hauptsächlich das ERP-System.” Maximilian Ott
System Implementierung – komplexe Aufgaben, spezielle Anforderungen
Die Startphase einer Implementierung ist nie einfach. Mit agilem Projektmanagement lassen sich jedoch auch die größten Herausforderungen meistern. “Uns hat die Lösung von Emasos gut gefallen. Grundsätzlich ist es so, dass im Nachhinein betrachtet alle Anforderungen erfüllt worden sind”, sagt Ott über die Implementierung: “Wie Anfangs schon erwähnt: geht nicht, gibt’s bei Emasos nicht. Es ist wirklich viel umgesetzt worden, bis auf einige Kleinigkeiten. Im Großen und Ganzen sind wir sehr zufrieden.”
“Was vielleicht noch zu erwähnen ist, dass wir sehr komplexe Aufgaben stellen und spezielle Anforderungen haben”, so Maximilian Ott über ELMAG: “Wir sind ein Unternehmen welches sich laufend weiterentwickelt und das berührt halt hauptsächlich das ERP-System.”
Laut Maximilian Ott kommen immer wieder neue Anforderungen, sei es von Mitarbeitern oder Kunden. Deshalb war auch die Flexibilität der entscheidende Punkt. “Einen Partner zu finden, welcher mit uns mitziehen und die Anforderungen auch umsetzen kann, ist sicher nicht einfach. Und diesen Partner haben wir mit Emasos auf alle Fälle gefunden”, sagt Ott abschließend.
Cloud ERP 